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Desarrollo de procesos
El desarrollo de procesos es un tipo de metodología que permite a las empresas organizar la rutina, mediante pasos estandarizados que deben ser seguidos por los colaboradores o equipos de trabajo. En pocas palabras, la estandarización de procesos es un tipo de ajuste de las debidas etapas de los procesos dentro de una organización para que puedan ser semejantes a un modelo en común.
Con el paso del tiempo, las empresas y organizaciones de cualquier sector buscan eficiencia en cada uno de sus procesos y la respectiva disminución en cuanto a costos. En este sentido, la estandarización de éstos es un mecanismo que ayuda considerablemente para alcanzar este fin.
¿En qué consiste el desarrollo de los procesos?
El desarrollo de procesos es una actividad mediante la cual se unifican los procedimientos de una empresa, con el objetivo de diseñar patrones sobre las tareas más variadas de la misma. Cabe mencionar que, para conseguir este resultado, todas las personas que estén involucradas en el funcionamiento de la empresa deben cumplir a cabalidad con cada una de las pautas establecidas.
Se puede decir que, el objetivo principal de este sistema es garantizar que cada una de las funciones, tareas y debidos documentos, se manejen de la manera correcta. Esto considerando si son llevados a cabo por varias personas y departamentos diferentes, así cualquier colaborador puede tener conocimiento sobre qué, cómo, dónde y cuándo se realizan dichas tareas.
La estandarización de los procesos es vista como una estrategia que asegura el nivel de calidad de la organización, sin importar el sector al cual se dedique o la persona que sea responsable de la actividad, especialmente, cuando se trata de empresas que tienen sucursales.
¿Cómo implementar el desarrollo de procesos?
La estandarización de los procesos no es una metodología que no se puede poner en práctica de un momento a otro, dado que, el personal y los procedimientos internos de la organización deben prepararse con antelación. Para su desarrollo, es conveniente considerar algunos aspectos como son:
Mapeo de procesos
Es una herramienta que se usa para reconocer completamente el flujo de trabajo que tiene una empresa. En este caso, cada una de las personas que estén involucradas tienen conocimiento sobre los pasos que se requieren para ejecutar una tarea en específico. Esto considerando otros sectores, así como, la alta gerencia.
Se trata del primer paso en la ejecución del desarrollo de los procesos. Durante el mapeo se puede reconocer cuellos de botella y establecer nuevas formas para llevar a cabo el trabajo.
Involucrar a todos los colaboradores
Gran parte del incentivo y la productividad de los colaboradores en una organización depende de un ambiente de trabajo óptimo. Para motivar y mantener comprometidos a los colaboradores con una empresa y la estandarización de los procesos, los líderes tienen que estar conscientes de sus respectivas responsabilidades.
Para ello, deben contemplar objetivos quesean realistas y que motiven debidamente al equipo de trabajo, identificar formas efectivas de conectar con cada integrante de los departamentos y tenerla capacidad de invertir y actuar en la calificación de los colaboradores.
Documentar cada uno de los procesos
La documentación que se considera en el desarrollo de los procesos corresponde al registro y la descripción de cada uno de los pasos que conforman un proyecto, tarea o función en específico. Es un elemento que debe considerarse continuamente para reconocer, corregir y evitar posibles fallas en las actividades que desempeña la empresa. Logrando de esta manera poder disminuir los costos y mejorar significativamente la calidad de cada uno de sus procesos.
Conforme a la complejidad de la organización, a medida que va avanzando y, de acuerdo con su crecimiento, la dificultad para liderar con este elemento también va en crecimiento. Existen más pasos, incremento de personal y recursos que se encuentran involucrados para que todo pueda funcionar coordinadamente y de manera efectiva.
Por tanto, el hábito de documentar cada proceso es fundamental e indispensable dentro de su desarrollo, ya que permite actuar como una vía de ruta para cualquier tipo de función dentro de la empresa
Capacitación de personal conforme al desarrollo de procesos
Es normal que en el camino se vayan presentando dificultades o se puedan notar ciertas deficiencias en las habilidades del personal de la organización. Viene siendo otro aspecto relacionado con los procesos de la empresa. Son situaciones que se pueden solventar, a través de una capacitación empresarial de alto nivel y la implementación decursos de actualización.
Sencillamente, se trata de recursos óptimos que ayudan a nivelar los equipos de trabajo, alineándose hacia un mismo objetivo de desarrollo de los procesos y la organización en su conjunto.
Análisis y monitoreo constante
La estandarización de procesos, como cualquier otro mecanismo o estrategia de gestión, tiene que ser monitoreado de manera constante. En este caso, se requiere establecer indicadores precisos para llevar a cabo evaluaciones, de manera que, se puedan reconocer aquellas fallas existentes y se apliquen las mejoras respectivas
¿Para qué sirve estandarizar procesos?
El desarrollo de los procesos se identifica por ser un mecanismo que garantiza el cumplimiento de los estándares procedimentales y de alta calidad establecidos por una empresa. Su naturaleza es reproducible, por tanto, los pasos estandarizados suelen diseñar un orden lógico entre la fase de desarrollo producción y lanzamiento de una oferta a nivel comercial. Entre las funciones adicionales relacionadas con este aspecto se pueden resaltar algunas como:
● Mejora el cumplimiento de los estándares que deben estar dispuestos dentro de los respectivos manuales, guías de trabajo o normativas de la empresa.
● Reduce los riesgos, porque permite diseñar protocolos de acción efectivos para evitar errores o variaciones en los procesos.
● Permite conseguir una cadena productiva más efectiva. Lo cual es posible porque todos los involucrados saben lo que deben hacer e identifican la importancia del buen desempeño.
● Conocer con claridad cada uno de los procesos, mejorando significativamente la comprensión de los colaboradores y los nuevos talentos en cuanto a la manera adecuada en laque deben trabajar.
Implementar de un software efectivo
La disminución de costos que se puede lograr a través de la estandarización de procesos es el resultado de la disminución de desperdicios, reconocimiento de cuellos de botella, mayor nivel de productividad en los departamentos y una transparencia efectiva de los datos manejados.
Dichos resultados se traducen en crecimiento y madurez administrativa y los procesos de la empresa podrán estar más alineados a las necesidades comerciales y del mercado en general. Pero, para conseguir esta finalidad, el uso de un software adecuado dirigido a la gestión de costo y rentabilidad, el análisis estratégico y la gestión del rendimiento, es totalmente necesario.
A través de la incorporación de herramientas tecnológicas de alto nivel que sean intuitivas y totalmente efectivas, es posible conseguir información y datos considerables para trabajaren el desarrollo del sector de interés y la empresa en general.
En pocas palabras, el desarrollo de los procesos tiene un valor significativo que está representado más allá de lo que significa establecer un modelo de procedimiento y gestión. Se trata de una herramienta que asegura el nivel de calidad de las funciones de una organización.
Para aquellas empresas u organizaciones que aún disponen de procesos manuales y desean mejorar efectivamente el desarrollo de procesos y potenciar el talento humano, entonces pueden contar con la experiencia de CENCADE. Hemos tenido la oportunidad de apoyar más de 300 organizaciones con la implementación de un software especializado alineado a normas internacionales, nacionales o estándares operativos internos con fines de certificación acreditada o no acreditada.
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